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工作少就行了

最近我在讀一本很薄的小書《微習(xí)慣》，其中提到了幾個(gè)非常重要的觀念。首先，人們往往習(xí)慣性地高估短期收益，而嚴(yán)重低估堅(jiān)持做一件事所帶來的長期收益。其次，只要開始行動(dòng)，就比毫不作為強(qiáng)無數(shù)倍。最后，相比于在一天內(nèi)做很多事情，長時(shí)間堅(jiān)持做一件事情所累積起來的影響力會(huì)更大。

根據(jù)我的工作經(jīng)驗(yàn)，我總結(jié)出了三個(gè)方面來提高工作效率：注重“循環(huán)”，每天從總結(jié)開始到計(jì)劃結(jié)束，讓工作計(jì)劃成為一種習(xí)慣；將最重要的事情放在第一位，每天專注于完成三件最重要的任務(wù)；做好筆記記錄：好記性不如爛筆頭，將與工作相關(guān)的所有信息都記錄下來。

對于新人來說，建立一個(gè)良好的工作習(xí)慣是至關(guān)重要的。接下來我將分享我的工作筆記法。首先準(zhǔn)備兩個(gè)筆記本：一個(gè)是每天一頁的日程本，另一個(gè)是A5大小的筆記本（可以選擇方格本或橫線本）。日程本用于記錄每天每個(gè)時(shí)段所做的事情。要如實(shí)記錄，并連續(xù)一個(gè)禮拜進(jìn)行觀察，這樣你就能大致了解自己上班時(shí)間都用在了哪些方面，并且是否有效地投入到工作中去。如果你不知道如何記錄，請閱讀《奇特的一生》這本書。相信我，在大多數(shù)時(shí)間里我們都會(huì)花費(fèi)大量時(shí)間上網(wǎng)、和同事閑聊八卦、瀏覽微信和知乎等社交媒體平臺(tái)上。即使像我這樣已經(jīng)工作十幾年的人也會(huì)有這樣的問題。

至于A5大小的筆記本，我喜歡使用T型布局中的三欄式布局。上欄是標(biāo)題欄，在左上角標(biāo)明日期以及當(dāng)天最重要信息。（先空著，稍后再回來填寫）左欄是總結(jié)欄，在根據(jù)日程本記錄進(jìn)行總結(jié)后，我會(huì)匯報(bào)前一天完成了多少工作內(nèi)容。這些數(shù)據(jù)也會(huì)在每天晨會(huì)時(shí)使用到。右欄是計(jì)劃欄，在完成前一天總結(jié)之后思考接下來一天需要完成什么任務(wù)，并將其寫在計(jì)劃欄中。之所以將計(jì)劃放在右側(cè)欄位上是因?yàn)槿藗冊谕瓿汕耙惶炜偨Y(jié)之后更容易思考接下來需要完成什么任務(wù)。

當(dāng)天的工作計(jì)劃基本上可以分為以下四類：1. 日常工作：每個(gè)工作日必須完成的任務(wù)，例如早上開機(jī)整理處理郵件、制作新聞剪報(bào)、給上級寫匯報(bào)等等。這些需要不斷重復(fù)進(jìn)行的任務(wù)應(yīng)該被列入到工作清單中并留出相應(yīng)位置給它們；2. 上一天遺留下來未完成的任務(wù)：查看前一天記錄中還沒有打鉤或劃掉的任務(wù)，并將它們轉(zhuǎn)移到今天待辦列表中；3. 新增加的任務(wù)：根據(jù)自己安排和進(jìn)度安排新任務(wù)；4. 學(xué)習(xí)：如果以上所有任務(wù)都已經(jīng)完成并且還有剩余時(shí)間，則可以利用這段時(shí)間進(jìn)行學(xué)習(xí)。

整理完以上待辦列表后，接下來你需要從中挑選出三件MIS（Most Important Things），并寫在筆記本上方標(biāo)題欄中。盡管待辦列表可能包含幾十項(xiàng)任務(wù)，但你應(yīng)該把精力集中在這三件最重要的事情上。每天按照這個(gè)循環(huán)進(jìn)行工作，并不斷改進(jìn)和調(diào)整模板以適應(yīng)自己最適合且習(xí)慣性地核實(shí)自己實(shí)際情況。

許多人認(rèn)為總結(jié)和計(jì)劃最好放在早晨進(jìn)行效率較高。然而根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，在早晨花費(fèi)半小時(shí)進(jìn)行總結(jié)和計(jì)劃而只需花費(fèi)10分鐘即可高效地完成當(dāng)日總結(jié)與第二日計(jì)劃時(shí)更加合適。通過把所有與工作相關(guān)內(nèi)容留在公司里面，在回家休息時(shí)完全沒有心理壓力。

通過運(yùn)用以上方法并保持堅(jiān)持一個(gè)月下來，并根據(jù)自身實(shí)際情況不斷改進(jìn)調(diào)整模板以適應(yīng)自己習(xí)慣化操作方式，在提高工作效率方面取得顯著成果是非常有可能實(shí)現(xiàn)的。